英語でeメールを書くステップ&例文14まとめ!~ビジネスにすぐ使える~

こんにちは。
タピオカです。

この記事を読んで頂いているということは、
英語でeメール作るにあたり、ご不安がおありかと思います。

結論から言うと、
英文eメールを書くにあたり、チェックするポイントをまとめました。
この記事の内容すべて実践してeメールを書けば、
海外の人とのeメールのやりとりで、失敗することはありません。

グローバル化が加速する世の中で欧米文化の相手とメールをするという機会が増えているビジネスパーソンも多いんではないでしょうか。

わたしは以前、調達関係の仕事で現地取引先と幾度となくメールのやりとりをすることがありました。2年間で200日近く海外出張に行き、現地人とのコミュニケーションも肌で学んできました。

最低限のルールと、簡潔に伝える、ということを守って書けば、英語のメールはそれほど難しくありません。

英語のメールに必要以上の時間をかけないよう、今すぐ使える基本的な表現をまとめました。コピぺで使って頂いてもOKです!

タピオカ
心と心から通じ合うのが、一番大切です

 

英語ビジネスメール例文①:英語メールは何が難しいのか

人によって様々かと思いますが、考えられる理由は大きく分けて二つあります。

 

異文化の相手に誤解を与えない様にする必要がある

異文化の相手に対して、英語で自分の気持ちを伝えるためには、メールの書き方に気をつけてなければいけません。

書き方を間違えると、大きな誤解や不信感を与えかねません。この異文化との違いを理解するのはとても重要です。

この異文化との違いを理解しながらビジネスをしないとミスコミュニケーションや大きな損害を発生しかねませんのでしっかりと理解したいものです。

タピオカ
このメールを書くときに注意するポイントについて例文を交えてご紹介をします!

欧米は空気を読まない文化

この大前提を理解していると、英語のメールを書きやすいかと思います。日本の文化においては、ある程度雑な内容でも相手が理解しようとしてくれます。

しかし、欧米文化においては全くそういうことはありません。『書いてあることが全て』です。書いていないことは伝えていないのと全く一緒です。

メールの題名で『明日の会議について』、という日本語をそのまま訳し、『about tomorrow’s Meeting』 という様な具体性の無い説明だと、欧米の人たちは訳が分からず混乱します。メールすら読んでくれない可能性が高いです。

 

英語ビジネスメール例文①:英語でeメールを書くステップ

それでは、具体的な書き方を見ていきましょう。

 

件名で内容を完結させる

欧米文化においては、常に結論が初めに来ます。したがって、メールをの題名を読んだだけで内容が分かるようにするのがベストです。

欧米人は早く結論が欲しくてウズウズしています。具体的に言うと、題名に以下の内容を含む様にします。

  • メールの目的
  • 誰に何をして欲しいのか
  • いつまでに欲しいか

これらをなるべく短くまとめます。8文字以内にはしましよう。例えば、

[ Urgent ] Request for sending meeting documents by 10 o’clock am tomorrow.
〔緊急〕明日朝10時までに打合せ資料を送ってほしい要求

Schedule confirmation for meeting on 7th June 2018.
2018/6/7 の打合せのスケジュール確認

Invitation for welcome party 24th Oct 2018.
2018/10/24 歓迎会の招待状

タピオカ
題名はほんとうに大切です!

 

相手の呼び方は状況に合わせて柔軟に

相手の名前を最初に書くときにDear 〜とか Mr.〜 とか悩みますよね。ケースバイケースなのですが一番安全なのは以下の書き方です。

Dear Mr. / Ms. Suzuki.
Dear 、敬称、ラストネームの並びです。

女性の場合は、未婚、既婚のどちらでも対応できるMs(ミズ)を使用します。
Dear Ms. Tanaka.

相手の性別が分からない時は、「 Mr. / Ms. John 」と書けば問題有りません。

名前も性別も分からない場合は「 To whom it may concern 」という表現が使えます。「ご担当者様」といったニュアンスですね。

敬称無しに呼ぶタイミングは、相手のメールの最後を見て確認しましょう。本文の最後の署名で相手が、

Regards,
Taro

という感じでのファーストネームを使用していたら、次のメールから Dear Taro, でオッケーです。

以下に良くない例を上げます。

✕ Dear Suzuki, 警察からのメールに聞こえます
✕ Dear Mr. Taro Tanaka, 日本語で言う敬称の重複ですね。

タピオカ
〜課長様みたいな。もともとカジュアルな欧米文化ではこれはNGです。Too much, 丁寧過ぎて気持ち悪い…。

 

あいさつ、自己紹介の方法

始めて送るメールの場合は、自己紹介を入れておきます。

My name is Ichiro Suzuki, working at ABC Company.
わたしの名前は鈴木一郎です、ABC会社で働いています。

My name is Ichiro Suzuki and I’m in charge of accounting at ABC Japan.
わたしの名前は鈴木一郎です、日本のABC会社で会計を担当しています。

My name is Ichiro Suzuki and I’m responsible for product planning at ABC Japan.
わたしの名前は鈴木一郎です、日本のABC会社で製品計画の責任者です。

My name is Ichiro Suzuki and we have met before at welcome party in Osaka.
わたしの名前は鈴木一郎です、大阪でのウェルカムパーティーでお会いしました。

 

本文の初めに題名の内容再度書く

本文に再度、題名の内容を重複させることで、メールの意図が確固たるものとなります。例えば、以下の様に文章を始めます。

I’m writing you request for sending meeting document by 10 o’clock in the morning.
私はあなたに打合せの資料を朝10時までに送ってもらう為にメールを書いています

The purpose of this e-mail is to announce annual meeting.
このメールの目的は毎年の定例会についてのアナウンスです。

The reason I’m writing this e-mail is to inform you the result of exam last month.
このメールを書いている理由は、先月の試験の結果をお伝えするためです 

 

結論を最初に書く

欧米文化においては常に結論が最初です。日本では起承転結の流れで書きますが、その順番で書くと相手はイライラします。日本でよく使う、お世話になりますとか季節の挨拶などは絶対に入りません。とにかく、内容から入ります。

欧米文化においては言葉が全てです。小さい頃から言葉を使って表しなさい ”use your word” と徹底して教育されています。なので、自分の意図を最初にもってくる、のは基本です。(話す時も一緒です)

結論は最初に完結させる、その後に理由を書いて最後に結論でもう一度絞める、というイメージですね。

Could you send me the agenda of today’s meeting by 10 o’clock?(ミーティングのアジェンダを10時までに送ってくれますか?)Because Mr. Tanaka (←上司は必ずMr.名前で呼ぶ)wants to check it in advance.(田中課長が前もって確認したいからです)So, I’m waiting for your agenda.(アジェンダをお待ちしております)

タピオカ
結論と結論で理由をはさむ!!

 

良い(悪い)ニュースの伝え方

良い(悪い)ニュースは以下の様に伝えます。

I’m glad to inform you that our new product has been sold out.
私達の新製品が売り切れて嬉しく思います。

I feel happy that I can work with you.
あなたと仕事がする事か出来て、うれしく思います。

I’m afraid I have to tell you that she couldn’t get the contract.
あなたに伝えるのは残念ですが、彼女は契約を結ぶことが出来ませんでした。

Unfortunately, our current plan has been cancelled, we need to put this on the shelf.
残念ですが、現在の計画がキャンセルになりました、しばらく棚上げになります。

 

緊急のお願いをする

緊急なお願いについては、以下の様な表現がつかえます。

Would you mind if I ask you a favor in urgent?
急なお願いをしても宜しいですか?

I’m sorry to inform you late but, do you have a time to discuss cancellation of ordered products?
こんな遅いタイミングで申し訳ございませんが、オーダー済の製品について、お話出来ませんか?

 

資料を送った確認のメール

資料を送った際に、確認の表現は以下のようなものがあります。

Hereby I send you the document you requested yesterday.
昨日、ご要望のあった資料をお送りします。

Please be received attached documents for meeting tomorrow.
明日の打合せ用の資料を添付しますので、お受け取り下さい。

 

すぐに返信出来なかったことを謝る表現

すぐに返信できなかったことは、以下の様に謝ります。

Sorry for replying you so late because I was on business trip during holidays.
休み中に出張に出ていたため、返信が遅れて申し訳ございません。

I have to apologize to reply you late.
返信が遅れたことを謝らなければなりません。

 

相手を催促する表現

相手を催促する場合は、以下のような表現を使います。

I still haven’t received your reply regarding quotation of the new products.
新しい製品のお見積りを、まだ受け取っておりません。

This is a kind reminder but, I haven’t received your e-mail yet.
これはリマインドですが、まだメールを受け取っていません。

この際、「あなたはメールを送っていない」と言うと問題のもとになります。あくまで自分基準で「受け取っていない」という表現を使用します。

 

〜してくれませんか?という表現

相手に〜してくれませんか?とお願いする場合は、以下の表現をつかいます。 

Could you please check the latest information for me?
最新情報を私のために調べて頂けますか?

Would you mind if I ask you to send me the copy of meeting minutes?
打合せ議事録のコピーを送って頂けますか?

Would you mind〜?
Do you mind〜?
〜して頂けますか?という丁寧な表現なので、ビジネスではお勧めです。

 

返事・質問を促す表現

相手に返事や質問を促す場合は、以下のようは表現を使います。

I look forward to hearing from you soon.
お返事を頂けることをお待ちしております。

Please don’t hesitate to ask me any question.
どうぞ、ご遠慮なく質問して下さい。

Please feel free to ask me anything.
ご気軽に何でも聞いて下さい。

 

了解したことを伝える表現

了解したことを伝えるには、以下のような表現を使います。

Well noted.
了解いたしました。

Noted with thanks.
了解です、ありがとう。

 

感謝の気持ちを伝える

感謝の気持ちを伝える表現はいろいろありますが、メールの最後には必ず入れたいですね。

Thank you very much for yesterday.
昨日はありがとうございました。

I appreciate your prompt reply.
迅速な回答を感謝します。

Thank you very much for your help.
助けてくれたことに、とても感謝します。

Thank you very much for your kindness.
あなたの親切さに、とても感謝します。

Thank you very much for visiting our plant last week.
先週、わたしたちの工場を訪問してくれて、ありがとうございます。

 

メールの絞め方

メールの絞め方は、あらかじめ決めておいて、定型文を書くようにするとスムーズです。

Best regards,
Regards,
Kind regards,

注意
「Thank you in advance for you cooperation」という表現は、上から目線だったり、まだ何もしていないのに厚かましい、といった印象を持つため、使わない方がいいです。実は、わたしも昔使っていましたが、ネイティブに注意されてやめました。。。

 

英語ビジネスメール例文②:英語のメールを書く上で気を付けること

ここでは、ビジネスで英語メールを「異文化」の相手に送る際に気を付けることについて、まとめています。相手にスムーズに英文メールを読んでもらったり、すれ違いが発生しないために、注意する点となります。

 

トピックが変わるまで改行しない

これはよくやってしまいがちなのですが、日本語のメールにおいては改行のルールがしっかりしていません。みやすさを優先して自由に改行していると思います。

しかし、欧米文化においては内容が変わるまでは一切改行しません。

欧米人は議題が変わるまで改行しないので、やみくもに改行すると混乱します。画面の大きさを変えても改行のポイントは変わらないというメリットもあります。

タピオカ
実は昔私も間違えておりました…。

良い例)
Could you send me the agenda of today’s meeting by 10 o’clock? Because Mr. Tanaka wants to check in advance. So, I’m waiting for your agenda.

悪い例)
Could you send me the agenda of today’s meeting by 10 o’clock?

Because Mr. Tanaka wants to check in advance.

So, I’m waiting for your agenda.

 

必ず期限を書く

欧米文化において期限は必須です。ASAP(As soon as possible)という表現は注意!の記事でも書きましたが、「ASAP」は使わない方がいいです。相手の反応したおそらくこの二つ。

  • 上からの目線で言われた気持ちになり嫌な気分になる
  • わたしが出来るだけ早くなので2週間以内に出そう

みたいな判断になりますので、必ず期限は区切ります。

例)Pls send me by 20 January 2018(何年何月までしっかり書く)

 

依頼には必ず理由を添える

相手に何かをしてほしいと依頼メールですのでそのそれには必ず理由をつけます。そうすると相手の理解が深まりしっかりとした回答が帰ってきます。理由には読み手に対するメリットを含めるとなお効果的です。

 

相手の否定はしない

欧米文化においてはよほどの理由がない限り相手自身を否定しません。相手ではなく、相手の意見を修正します。メールで間違いを指摘しなければならない場合は注意が必要です。

どうしても、ネガティブな表現をする必要がある場合には、ネガティブな表現をポジティブな表現で挟むのが良いですね。

例)
In your report, most of the part was fantastic.(レポートの内容はほとんど良かったと褒める内容) but, you have one opinion which seems not correct. (意見が間違ってそうだ)please correct and submit it again.(修正を依頼) Thank You For Your report.(最後にまた褒める)

みたいな感じですね。

タピオカ
ほめて、伸ばす文化!

 

ピリオド、コンマの後にスペースを空ける

ピリオド、コンマ、セミコロンなどを使う場合はスペースを空けずに打ちます。その後スペースを一個開けて文字を書いてきます。

..tomato, pineapple and orange. I love all those…

 

スペルチェックチェックを必ず

異文化コミュニケーションにおいてスペルが間違っていると相手に混乱をさせかねません.必ず送信前にスペルチェックをする習慣をつけてください.

 

1ページベスト

欧米人は、日本人ほど忍耐力がないと考えた方がいいです。基本的に E メールはすページ1画面で完結しているように完結に書きます。スクロールしないと読めないのは、おすすめしません。

また返信の引用、チェーンメールのように過去のメールをダラダラつけるのも、外国人にはわかりにくい様ですね。

 

英語ビジネスメール例文:まとめ

  • Eメールでの異文化コミュニケーションにおいては、違う文化を持っていることを意識する
  • 結論 → 理由 → 結論 のスタイルを徹底する
  • 題名だけで内容を完結させる
  • 要望期限を必ず明確にする
タピオカ
最後までお読みいただき、ありがとうございました!
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僕は、
15年間、普通のサラリーマンでしたが、
突然、アメリカ駐在となりました。

昔は、
カフェで注文もできず、
女の子に助けてもらうくらい英語を話せませんでしたが、

独学で英語を磨き続け、
TOEIC で825点を達成し、
今では、アメリカ人と混じって、グローバルに活躍しています。

タピオカが英語を学び、
アメリカに駐在するまでの物語を下記の記事でまとめています。

>>タピオカの詳しいプロフィールはこちら



【記事を書いた人】

カリフォルニアに駐在する会社員 / TOEIC 825点 / 英会話教室を15年続けた経験を基に、本当におすすめのマンツーマン英会話を紹介しています。

「アメリカ駐在を不安なく、いかに楽しく過ごすか」がモットー / 理系国立大学を卒業 / 製造業エンジニア


アメリカ駐在までに日常会話を習得したい

アメリカ駐在まで3カ月しかない、何を勉強すべきか検討もつかない…。英会話スクールって、どこがいいのか分からない…。そんな疑問に、アメリカ駐在員でTOEIC800点越えの僕が答えます!おすすめ英会話スクールをすべてまとめました(^^)


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