ビジネス英会話での電話対応!簡単にすぐ使えるフレーズ35選!

こんにちは。
タピオカです。

英会話って、普通に会話するのでも大変なのに、英語での電話対応はハードル高いですよね。しかし、ビジネスパーソンにとって電話応対は避けられないはずです。電話対応が難しいと感じる理由としては、

  • 表情が見えない
  • 声が聞こえづらい

等が挙げられると思います。しかし、
英会話での電話対応の流れをしっかり理解し、必要なフレーズを暗記しておけば、電話応対はそれほど難しいことではありません。

電話対応における英会話のフレーズって、それほど多くないんですよね。

今回はビジネスでの電話応対に役立つフレーズについてまとめてみました。

ビジネス英会話での電話対応:電話を受ける

Hello, ABC corporation, Suzuki speaking.
もしもし、ABCコーポレーション、鈴木です

欧米では、『お世話になります』といった表現は存在しないため、すぐに、

  1. 会社名
  2. 名前

という順番で応答します。これに続けて次のフレーズを言います。

How can I help you?
どの様にお手伝いしましょうか?
ご要件はなんでしょうか?

この様に問い合わせると相手が要望を話してきますので、キーワードを聞き逃さない様にしっかり聞きます。

 

電話を取り次ぐ

電話を受けた後に1番多いのは誰かにつなぐ事ではないでしょうか。その際、相手は以下の様な表現を使うことが多いです。

Could I speak to Mr.Tanaka, please?
田中さんと話せますか?

「speak to ~」~と話したい、というフレーズを聞き逃さない様にしたいですね。あなた自身への電話だった場合の対応は、以下のフレーズで対応します。

Speaking.(わたしです)
This is he/she. (わたしです)

Cloud I speak to (名前)は定型表現で覚えてしまえば、とても便利です。Can I 〜でも問題無いですが、Couldという過去形を使うことで、より丁寧なニュアンスになります。

相手が誰と話したいか分からない時には、以下の様に確認します。

Who would you like to speak with?
どなたと話したいですか?

名前を確認できたあとは、

Just a moment.
ちょっと待って下さい

Could you hold for a second?
少しお待ち頂けますか?

Let me check if he is available.
彼がいるか確認させて下さい。

I’ll put you through to purchase department.
購買部門へおつなぎします

と言って、電話を取り次ぎます。取り次ぐ相手がいない場合、以下のフレーズで返すことができます。

Would you like to leave a message?
メッセージを残されますか?

Would you like him to call you back?
彼から電話を折り返すようにしょうか?

ここでは、would you likeというフレーズで丁寧に対応しています。また、相手がYes/Noで回答できる質問をする事により、電話対応をシンプルにすることが出来ます。相手を待たせた時は、以下の表現が使えます。

I’m sorry to keep you waiting so long.
長くお待たせして申し訳ございません。

不在の相手の状況の伝え方

取り次ぐ相手の場合の説明として、以下の様な表現があります。

He is not available at the moment.
彼は今電話に出られません

He is away this week.
今週、彼は不在にしております。

I’m afraid he is out of office at the moment.
申し訳ないですが、彼は今外出しています。
「I’m afraid〜」という枕言葉をつけることで、とてもフォーマルで丁寧な表現となりますね。

He is making a phone call.
彼は別の電話応対中です。

He is at the meeting.
いま会議中です。

He takes a day off today.
本日はお休みを取っております。

He has already left.
すでに帰宅しました。

He has moved to different apartment.
別の部署に移動しました。

 

電話相手の情報を確認する

Could I ask your name?
お名前をお聞きしてもよろしいですか?

Could I ask who is speaking?
どなたが話していますか?(名前を聞く表現です)

What is your phone number please?
お電話番号をいただけますでしょうか

Let me repeat your number?
お電話番号を確認させて下さい。

That’s is 123-456.
123-456で宜しいですね?
番号はそのまま、「one two three」と言えばオッケーです。

 

ビジネス英会話での電話対応:電話をかける

まずは、会社名と自分の名前を伝えます。

Hello, this is Ichiro Suzuki from ABC cooperation.
こんにちは、ABC会社の鈴木一郎です。

Could I speak to Mr. Yamada please?
山田さんとお話出来ますか?

ビジネスでは丁寧に表現するために、過去形を使うのが安全です。「Could I 」の他に「May I 〜」とか「I would like to 〜」という表現でもオッケーです。相手がいなければ、以下の様な表現を使えます。

Could you tell him that I called?
電話があったことを彼に伝えて頂けますか?

Could you ask him to call me back?
彼に折り返す様に伝えて頂けますか?

Do you know what time he is coming back?
彼がいつ戻ってくるか分かりますか?

 

要件を伝える

I’m calling to make a an arrangement for meeting tomorrow.
明日の打合せの調整のために電話を致しました。

I’m calling about 〜 と伝えれば「〜について電話しています」という表現になります。

 

敬称を伝える方法

部長とか係長といった敬称は、あまり気にせず、「 Mr. Suzuki 」と言ってしまえば問題ありません。御社などといった表現も存在しないので、同じく「 Mr. Suzuki 」という言い方で大丈夫です。

Could I speak to Mr.Tanaka, please?
田中部長と話せますか?

 

聞き取れない時の表現

Pardon me?
何と言いましたか

Could you say that again?
もう一度言って頂けますか

Could you please speak more slowly?
少しゆっくり話して頂けますか?

Could you speak up a bit?
少し大きな声で話して頂けますか?

 

ビジネス英会話での電話対応:便利な表現

電話をしている相手が誰か分からなかった場合には、以下の様に言います。

May I ask you who is calling?
お名前を教えて頂けますか?

相手が話している単語のスペルが分からない場合にはこの様に確認します。

Could l check spelling?
スペルを確認させて頂いて宜しいですか?

A for apple?
apple に使うAですか?

T for tomato?
tomato に使うTですか?

Could you call back later?
後でかけ直して頂けますか?

I’m afraid you have a wrong number.
番号をお間違えの様です

There is no Suzuki here.
鈴木というものはおりません。

Let me repeat your number?
番号を復唱させて頂きます。

 

ビジネス英会話での電話対応:会話の終わり方

電話を終えるときは以下のフレーズを使用します。

Thank you for calling, bye.
お電話ありがとうございます、では。

bye bye と2回言うのは、子供の使う表現であり、ネイティブは使いませんので注意して下さい。

電話を切る前に、こう言うと好印象ですね。

Is there anything I can do for you?
他に何かお手伝い出来ることがありますか?

受話器を、ガチャ!っと切るのは日本ではNGとされていますが、海外では普通に行われていますので、相手がガチャ切りしても、全く気にしなくて大丈夫です。

 

ビジネス英会話での電話対応:まとめ

いかがでしたでしょうか?電話で使う表現は意外と限られているので、しっかりフレーズを理解すれば、全く恐れることは無いんですね。

最後までお読み頂きありがとうございます。では、またっ!

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僕は、
15年間、普通のサラリーマンでしたが、
突然、アメリカ駐在となりました。

昔は、
カフェで注文もできず、
女の子に助けてもらうくらい英語を話せませんでしたが、

独学で英語を磨き続け、
TOEIC で825点を達成し、
今では、アメリカ人と混じって、グローバルに活躍しています。

タピオカが英語を学び、
アメリカに駐在するまでの物語を下記の記事でまとめています。

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【記事を書いた人】

カリフォルニアに駐在する会社員 / TOEIC 825点 / 英会話教室を15年続けた経験を基に、本当におすすめのマンツーマン英会話を紹介しています。

「アメリカ駐在を不安なく、いかに楽しく過ごすか」がモットー / 理系国立大学を卒業 / 製造業エンジニア


アメリカ駐在までに日常会話を習得したい

アメリカ駐在まで3カ月しかない、何を勉強すべきか検討もつかない…。英会話スクールって、どこがいいのか分からない…。そんな疑問に、アメリカ駐在員でTOEIC800点越えの僕が答えます!おすすめ英会話スクールをすべてまとめました(^^)


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